Polisi a Gweithdrefnau Recriwtio a Dethol

1. Cyflwyniad

1.1 Mae Coleg Gŵyr Abertawe yn awyddus i fod y Coleg gorau yng Nghymru i weithio iddo ac mae’n anelu at gael y staff gorau.

1.2 Mae’r Coleg yn cydnabod bod ein staff yn chwarae rhan hanfodol wrth wireddu ein cenhadaeth mewn perthynas â darparu addysg a hyfforddiant o’r radd flaenaf sy’n ysbrydoli ac annog pob un o’n dysgwyr i gyflawni eu potensial llawn. Dim ond trwy benodi’r staff gorau posib y gallwn wneud hyn. Mae ein prosesau recriwtio wedi’u cynllunio i ymateb i farchnad lafur gystadleuol ac i ddenu’r dalent orau o ddarpar ymgeiswyr i ymgeisio ar gyfer ein swyddi gwag.

1.3 Mae creu diwylliant cryf a phositif yn rhan annatod o’r weledigaeth hon, gyda’r gwerthoedd craidd isod yn rhan hollbwysig ohoni:

• Gwydnwch: Bod yn wydn gan ddefnyddio meddylfryd cadarnhaol tuag at heriau, bod yn agored i newid achymryd cyfrifoldeb personol am eich lles eich hun.
• Uniondeb: Gweithredu ag uniondeb gan fod yn onest a thrwy arddangos egwyddorion moesol cryf yn eich penderfyniadau a’ch gweithredoedd.
• Parch: Parchu ein gilydd,trin pobl ag urddas trwy wrando ac ystyried beth sydd ganddynt i’w ddweud gan ymateb mewn ffordd gadarnhaol ac adeiladol.
• Arloesedd: Gweithredu mewn modd arloesol trwy fod yn chwilfrydig ac yn agored i syniadau newydd er mwyn ysgogi gwelliant. 
• Cydweithredu: Mae cydweithredu yn golygu gweithio gyda’ch gilydd fel tîm i gyflawni pwrpas cyffredin. 

2. Sgôp a Chwmpas

2.1 Mae'r polisi hwn yn gymwys i'r holl weithwyr mewnol a darpar weithwyr waeth beth fo’u trefniadau contractiol.

2.2 Nid yw'r polisi hwn yn gymwys yn yr amgylchiadau canlynol:

• contractau ar gyfer gwasanaethau a gyflenwir gan bobl hunangyflogedig neu drefniadau ymgynghori
• defnyddio gweithwyr achlysurol os yw'r gwaith yn ad hoc neu'n cyflenwi am gyfnod byrdymor
• defnyddio gweithwyr asiantaeth.

2.3 Mae trefniadau ar wahân ar gyfer penodi uwch ddeilydd swydd i'w gweld yn Offeryn ac Erthyglau Llywodraethu'r Gorfforaeth.

3. Egwyddorion Cyffredinol

3.1 Rhaid i bob rheolwr sy’n ymwneud â’r broses recriwtio dderbyn hyfforddiant ar deddfwriaethau cynhwysiant ac arferion gorau recriwtio cyn cymryd rhan yn y broses hon.

3.2 Byddwn yn defnyddio ystod eang o ddulliau asesu i ddewis ymgeiswyr, yn seiliedig ar feini prawf y swyddi a hysbysebir.

3.3 Os oes gan berson sy’n llunio rhestrau byr / cyfweld unigolion wrthdrawiad buddiannau posibl oherwydd perthynas bersonol, deuluol, ariannol ac ati ag ymgeisydd, rhaid codi’r mater hwn cyn cychwyn y broses o lunio rhestrau byr. Fel arfer, bydd unigolion sydd â gwrthdrawiad buddiannau ag un o’r ymgeiswyr yn cael ei wahardd rhag cymryd rhan yn y broses recriwtio.

3.4 Ni ddylid penodi unrhyw berson cysylltiedig i swydd lle mae un yn ymwneud ag archebu nwyddau a gwasanaethau a'r llall yn pasio'r anfonebau i'w talu.

3.5 Bydd y Coleg yn cydymffurfio â Safonau’r Iaith Gymraeg trwy gydol y broses recriwtio.

4. Hysbysebu Swyddi Gwag

4.1 Er mwyn denu’r ystod ehangaf o’r ymgeiswyr gorau posib byddwn yn hysbysebu ein swyddi gwag ar nifer eang o blatfformau.

4.2 Bydd ein strategaeth hysbysebu yn sicrhau ein bod yn:   

• Denu ystod eang iawn o ymgeiswyr dawnus
• Hyrwyddo’r Coleg fel cyflogwr deniadol â gweithlu sy’n gynrychioladol o’r gymuned ehangach
• Darparu gwybodaeth glir am y sgiliau a’r profiad yr ydym yn chwilio amdanynt.

4.3 Bydd pob swydd wag yn cael ei hysbysebu ar wefan y Coleg oni bai ei bod yn ymwneud ag adleoli yn unig.

4.4 Yn amlach na pheidio bydd swyddi yn cael eu hysbysebu am bythefnos, er mwyn rhoi digon o amser i ymgeiswyr baratoi eu cais. Fodd bynnag, rydym yn cadw’r hawl i gau hysbysebion am swyddi yn gynnar os ydym wedi derbyn nifer fawr o geisiadau.

5. Ceisiadau

5.1 Rhaid cyflwyno pob cais trwy ein system ymgeisio ar-lein. Yn anffodus ni allwn dderbyn CVau. Rydym yn gwneud hyn er mwyn 2 sicrhau bod gennym yr holl wybodaeth berthnasol i sicrhau proses deg o ran llunio rhestrau byr.

5.2 Disgwylir i ymgeiswyr gwblhau’r adran Cydraddoldeb ac Amrywiaeth ar y ffurflen gais. Ni fydd y wybodaeth yma yn cael ei rhannu ag unrhyw un y tu allan i’r tîm Adnoddau Dynol a bydd yn caniatáu i ni fonitro amrywiaeth ein hymgeiswyr.

5.3 Os yw ymgeisydd yn cael trafferth qwrth gwblhau ei gais ar-lein fe ddylai gysylltu â’r tîm AD.

5.4 Rhaid i bob ymgeisydd am swydd ddatgan a ydynt yn perthyn i weithiwr presennol y Coleg neu aelod o'r Gorfforaeth pan fyddant yn cwblhau'r ffurflen gais fel y gall y Coleg rhoi mesurau ar waith i osgoi gwrthdaro buddiannau yn ystod y broses recriwtio.

5.5 Bydd ymgeiswyr yn gallu cael pecyn ymgeisio ar-lein sy'n berthnasol i bob swydd wag a hysbysebir. Bydd y pecyn ymgeisio yn cynnwys disgrifiad o'r swydd, manyleb yr unigolyn, disgrifwyr Cymraeg, amodau gwasanaeth ac ati. Gall copïau papur gael eu hanfon os gwneir cais penodol amdanynt.

5.6 Bydd yr holl ddata personol yn cael ei gadw yn unol â Rheoliadau GDPR a Pholisi Diogelu Data’r Coleg. Bydd data yn cael ei gadw am gyfnod o 24 mis ac ar ôl hynny bydd yn cael ei ddileu.

5.7 Nid yw'n bolisi gan y Coleg i ystyried ceisiadau a dderbynnir ar ôl y dyddiad cau a nodir yn yr hysbyseb heblaw mewn amgylchiadau eithriadol. Bydd y Pennaeth Adnoddau Dynol yn penderfynu a ellir derbyn ceisiadau hwyr, gan ystyried yr amgylchiadau arbennig, a thrwy ymgynghori â'r rheolwr recriwtio.

5.8 Ni fydd staff sy'n gadael y Coleg trwy ddileu swyddi gwirfoddol yn gymwys i wneud cais am swydd o fewn 12 mis o adael y Coleg heb gael cydsyniad ysgrifenedig y Pennaeth yn gyntaf.

5.9 Gall ymgeiswyr ddefnyddio offer digidol fel DA i ddrafftio eu datganiadau personol, fodd bynnag, bydd pob defnydd o DA yn cael ei fonitro. Rhaid i'r holl gynnwys a gyflwynir fod yn ffeithiol gywir, wedi'i ysgrifennu yng ngeiriau yr ymgeisydd ei hun ac yn adlewyrchu profiadau personol, eu sgiliau a'u dealltwriaeth o'r rôl. Mae'r Coleg yn cadw'r hawl i ofyn am eglurhad ar unrhyw ran o gais yn ystod y broses ddethol. Gall unrhyw wybodaeth camarweiniol ynghylch profiad neu gymwysterau arwain at dynnu cynnig yn ôl.

6. Llunio Rhestrau Byr

6.1 Pwrpas rhestrau byr yw dod o hyd i’r ymgeiswyr mwyaf addas i’w gwahodd i gyfweliadau.

6.2 Bydd rhestrau byr yn seiliedig ar feini prawf yn y manylebau person sy’n nodi y byddant yn cael eu barnu yn ystod y cam ymgeisio. Bydd yr ymgeiswyr sy’n cael y sgôr uchaf ar y meini prawf yn cael eu dewis ar gyfer cyfweliadau. Os bydd sawl unigolyn yn cael yr un sgôr â’i gilydd yna bydd y meini prawf dymunol yn cael eu hystyried.

6.3 Bydd Rheolwyr Recriwtio yn defnyddio medalwedd Vacancy Filler.

6.4 Ni fydd gan Reolwyr Recriwtio fynediad at enwau na data biometreg arall, a bydd hyn yn ein galluogi i lunio rhestrau byr dienw i sicrhau proses decach.

6.5 Bydd penderfyniadau mewn perthynas â rhestrau byr yn cael eu gwneud yn unol â thystiolaeth a ddarperir yn y ffurflenni cais yn unig.

6.6 Bydd AD yn cynnal gwiriad i sicrhau'r canlynol:

• Mae'r meini prawf ar gyfer paratoi'r rhestr fer a'r dewis o ymgeiswyr i'w rhoi ar y rhestr fer yn gyson ac yn deg.
• A oes unrhyw wrthdaro buddiannau posibl yn codi o ddatgelu unrhyw aelod o'r teulu / perthynas / cyfaill yn adran 2 o'r ffurflen gais.
• Mae unrhyw ymgeisydd sydd wedi datgan anabledd ac sy'n bodloni'r meini prawf hanfodol wedi cael ei gynnwys ar y rhestr fer.

6.7 Os nad yw ymgeiswyr mewnol yn cael eu rhoi ar y rhestr fer, bydd y Rheolwr Recriwtio yn darparu adborth iddynt ar eu cais. Hefyd, efallai y byddant yn cael cynnig cymorth gan Dîm GSGD.

6.8 Os nad yw'r ceisiadau o ansawdd digonol i ddarparu ymgeiswyr ar gyfer cyfweliad, gall y swydd gael ei hail-hysbysebu.

7. Y Broses Ddethol

7.1 Bydd pob penderfyniad penodi yn cael ei wneud yn seiliedig ar gyfweliad a dulliau asesu ychwanegol eraill megis cyflwyniad neu brawf (lle bo’n briodol). Bydd yr asesiadau ychwanegol yn amrywio o swydd i swydd. Ceir dadansoddiad o’r dulliau asesu priodol yn Atodiad 1.

7.2 Dylai'r paneli cyfweld gynnwys dim llai na dau unigolyn. Bydd hyn yn dibynnu ar y swydd sy’n cael ei hysbysebu. Yn ddelfrydol dylai'r panel barhau yr un fath ar gyfer pob ymgeisydd trwy bob cam o'r broses. Mae rhagor o wybodaeth ar aelodau’r paneli ar gael yn Atodiad 1.

7.3 Caiff ymgeiswyr rybudd digonol ar gyfer y cyfweliad neu'r ganolfan asesu. Os defnyddir canolfan asesu, dylai ymgeiswyr gael manylion llawn am y gweithgareddau y bydd gofyn iddynt gymryd rhan ynddynt ymlaen llaw.

7.4 Caiff cyfweliadau eu trefnu ar sail cwestiynau gosod a chyfweliad strwythuredig i sicrhau bod pawb a gyfwelir yn cael eu trin yn deg ac yn cael cyfle cyfartal i gystadlu. Fodd bynnag, er mwyn cael y gorau o bob ymgeisydd, gellir gofyn cwestiynau dilynol pan fo'n briodol. Bydd angen gofyn cwestiynau penodol i bob ymgeisydd ar gyfer rhai penodiadau ar fanylion eu ffurflen gais.

7.5 Bydd y panel hefyd yn ystyried unrhyw wybodaeth arall a gynhyrchir fel rhan o'r broses ddethol, e.e. profion ategol, cyflwyniadau, tasgau ysgrifenedig neu asesiadau seicometrig. Bydd y dewis terfynol o ymgeisydd llwyddiannus yn cael ei bennu gan farn y mwyafrif o'r panel cyfweld.

7.6 Rhaid i'r panel gwblhau cyfweliad a mathau eraill o asesiad i gofnodi a chymharu eu casgliadau. Mae'r ffurflenni hyn yn cael eu cadw gan y Coleg am gyfnod o 6 mis er mwyn cyfeirio atynt. O dan y Ddeddf Diogelu Data, mae hawl gan y sawl sy'n cael ei gyfweld i weld ei nodiadau cyfweld. Cyfrifoldeb y Rheolwr Recriwtio yw sicrhau bod yr holl ddogfennau sy'n ymwneud â'r broses ddethol yn cael eu dychwelyd i Adnoddau Dynol i'w storio'n gyfrinachol.

8. Ar ôl y Cyfweliad

8.1 Dylai pob ymgeisydd gael ei hysbysu am ganlyniad y cyfweliad cyn gynted ag y bydd y panel wedi dod i benderfyniad.

8.2 Dylai'r Rheolwr perthnasol roi adborth i ymgeiswyr mewnol aflwyddiannus. Dylai'r adborth fod yn ffeithiol a chyfeirio at fanyleb yr unigolyn.

8.3 Caiff ymgeiswyr allanol aflwyddiannus eu hysbysu am ganlyniad y cyfweliad yn ysgrifenedig a chynigir adborth iddynt gan y Rheolwr Recriwtio.

8.4 Bydd cynigion cyflogaeth yn cael eu gwneud gan yr Adran Adnoddau Dynol. Bydd y cynigion cyflogaeth yn amodol ar ganlyniadau boddhaol mewn perthynas â gwiriadau priodol. Am ragor o wybodaeth, ewch i’r adran Recriwtio Mwy Diogel.

8.5 Bydd yr ymgeisydd llwyddiannus yn derbyn contract cyflogaeth unwaith y cytunir ar ddyddiad cychwyn.

9. Yr Iaith Gymraeg

9.1 Mae Coleg Gŵyr Abertawe’n ymrwymedig i hyrwyddo’r iaith gymraeg yn unol â Safonau’r Gymraeg a Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011.

9.2 Pan gyflwynir cais i recriwtio i swydd benodol bydd y Rheolwr y Gymraeg yn cael ei hysbysu a bydd yn cysylltu â’r Rheolwr Llinell i drafod gofynion iaith Gymraeg y swydd wag. Bydd yr asesiad hwn yn rhoi ystyriaeth i sgiliau Cymraeg presennol y Tîm a’r capasiti i gynnig gwasanaeth dwyieithog. Byddwn hefyd yn ystyried a yw’r swydd yn perthyn i un o feysydd blaenoriaeth Llywodraeth Cymru.

9.3 Cytunir a yw sgiliau Cymraeg yn hanfodol neu’n ddymunol ar gyfer y rôl a’r lefel angenrheidiol ar gyfer cyflawni dyletswyddau’r rôl. Bydd gofynion Cymraeg swyddi gwag yn cael eu nodi yn yr hysbyseb a manyleb yr unigolyn.

9.4 Os yw’r Gymraeg yn rhan ofynnol o’r swydd, bydd Rheolwr y Gymraeg yn cymryd rhan yn y broses ddewis i asesu a yw sgiliau Cymraeg yr unigolyn yn bodloni’r safonau gofynnol.

9.5 Bydd swyddi gwag yn cael eu hysbysebu’n Gymraeg a Saesneg ar yr un pryd a bydd disgrifiadau swydd a manylebau’r unigolyn ar gael yn y ddwy iaith.

9.6 Mae taith ddwyieithog ar gael i bob ymgeisydd sy’n ymgeisio am rolau o fewn y Coleg a bydd ymgeiswyr yn cael cyfle i ymgymryd â’i gyfweliad a phob asesiad cysylltiedig trwy gyfrwng y Gymraeg. Bydd cyfieithu ar y pryd yn cael ei drefnu lle bo angen.

9.7 Ni fydd ceisiadau Cymraeg yn cael eu trin yn llai ffafriol na cheisiadau Saesneg.

10. Amrywiaeth a Chynhwysiant

10.1 Credwn fod cael gweithlu amrywiol sy’n adlewyrchu ein myfyrwyr a’r cymunedau lleol yn ffordd o gyflwyno newid cadarnhaol sy’n arwain at welliant o ran perfformiad dysgwyr. Mae’r polisi hwn yn allweddol i gyflawni un o’n 5 Amcan Cydraddoldeb Strategol e.e. gwella lefelau recriwtio a chyfleoedd am ddyrchafiad i staff anabl, BAME, LHDTC+ ac unigolion sy’n cael eu tangynrychioli.

10.2 Rydym yn mynd ati’n rhagweithiol i feithrin perthnasoedd â Grwpiau Cymunedol a hyrwyddo ein swyddi gwag trwy eu rhwydweithiau nhw, er mwyn hybu rhagor o geisiadau gan grwpiau heb gynrychiolaeth ddigonol.

10.3 Fel cyflogwr Hyderus o Ran Anabledd, byddwn yn cynnig cyfweliad gwarantedig i bob ymgeisydd anabl sy’n diwallu meini prawf y swydd y maent yn ymgeisio amdani. Byddwn hefyd yn cynnig cyfweliadau gwarantedig os mai dyma yw eu dewis.

10.4 Rydym yn ymrwymedig i wneud pob agwedd ar y broses yn hygyrch i bobl ag anableddau. Bydd dogfennau ar gael mewn fformat addas os gofynnir amdanynt a bydd unrhyw addasiadau ar gyfer asesiadau neu gyfweliadau yn cael eu gwneud pan ofynnir amdanynt.

10.5 Rhaid i bob aelod o'r panel gwblhau hyfforddiant mewn Cydraddoldeb ac Amrywiaeth cyn eistedd ar y panel cyfweld. Bydd aelodau'r panel yn cyflwyno eu hunain gan ddefnyddio eu rhagenwau a/neu byddant yn gwisgo bathodyn rhagenw.

10.6 Rydym yn mabwysiadu egwyddorion gweithredu cadarnhaol fel y’u hamlinellir yn Neddf Cydraddoldeb 2010. Gellir rhoi’r egwyddorion hyn ar waith pan ystyrir bod dau (neu fwy) o ymgeiswyr yn addas ar gyfer y rôl a hysbysebir. Mae gweithredu cadarnhaol yn caniatáu cyflogwyr i wneud apwyntiadau yn seiliedig ar nodweddion gwarchodedig yr ymgeiswyr. Dim ond ar ôl ystyried grwpiau tan-gynrychioladol o fewn y gweithlu y dylid gwneud y penderfyniad (e.e. prinder mewn dynion neu fenywod mewn rolau penodol o fewn y gweithlu).

11. Recriwtio mwy Diogel – Gwiriadau Cyn Cyflogaeth

11.1 Fel Coleg AB rydym yn gwneud popeth o fewn ein gallu i atal unigolion anaddas rhag sicrhau swydd o fewn y Coleg. Rydym yn cynnal nifer o wiriadau cyflogaeth cyn penodi ymgeiswyr llwyddiannus i rolau yn y Coleg. Rydym hefyd yn sicrhau bod rheolwyr a staff sy’n cymryd rhan yn y broses recriwtio a dewis yn ymwybodol o’u rolau a’u cyfrifoldebau.

11.2 Bydd gwiriadau cyn cyflogaeth yn cynnwys:

• Prawf o bwy ydych chi, gan gynnwys ffotograff
• Hawl i weithio
• Asesiad o’ch iechyd
• Lefel briodol o gofrestriad gyda’r CGA (os oes angen)
• Cymwysterau (os oes angen)
• Gwiriadau'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS)
• Gwiriadau hanes cyflogaeth a geirdaon.

11.3 Bydd gwiriadau ar gyfer ymgeiswyr mewnol yn cael eu pennu gan y rolau y maent yn gwneud cais amdanynt a’r wybodaeth gyfredol a gedwir amdanynt.

11.4 Bydd y tîm recriwtio yn gwahodd pob ymgeisydd i apwyntiad adnabod fel y gallant weld y dogfennau gwreiddiol sydd eu hangen ar gyfer pob un o’r gwiriadau.

11.5 Gofynnir am ddau eirda, a rhaid i un ohonynt fod gan gyflogwr presennol/mwyaf diweddar yr ymgeisydd. Bydd pob cais am eirda yn cael ei wneud drwy anfon e-bost proffesiynol. Dim ond mewn amgylchiadau eithriadol y byddwn yn caniatáu cyfeiriadau e-bost personol (h.y. geirda cymeriad lle nad oes geirdaon cyflogaeth ar gael).

12. Adleoli

12.1 Mae’r Coleg yn ymrwymedig i leihau’r angen i ddiswyddo gweithwyr nad oes angen iddynt gyflawni eu rolau mwyach. Un ffordd o wneud hyn yw adleoli gweithwyr a allai fod mewn perygl o gael eu diswyddo i swyddi eraill o fewn y Coleg.

12.2 Rhoddir ystyriaeth i adleoli os yw gweithwyr nad ydynt yn medru cyflawni eu rolau oherwydd afiechyd, salwch neu unrhyw gyfyngiadau eraill sydd wedi’u nodi yn y Polisi Absenoldeb oherwydd Salwch.

12.3 Mae hyn yn golygu y gall gweithwyr sy’n cael eu hystyried ar gyfer adleoli gael eu symud i swyddi gwag cyn hyd yn oed hysbysebu’r swyddi. Rhaid ystyried a fydd angen ailhyfforddi ac a fyddai hyn yn berthnasol. Os oes mwy nag un ymgeisydd yn addas ar gyfer adleoli efallai y bydd angen rhoi proses gystadleuol ar waith.

12.4 Rhaid i ddarpar weithwyr sy’n cael eu hadleoli ddarparu gwybodaeth berthnasol e.e. cymwysterau, sgiliau, cymhwysedd ac ati, er mwyn dangos eu bod yn bodloni meini prawf hanfodol y swydd.

12.5 Bydd rhaid i weithwyr sy’n cael eu hadleoli gwblhau cyfnod prawf (4 wythnos) llwyddiannus.

13. Atodiad 1 - Paneli Cyfweld a’r Broses Ddethol

Rydym yn ceisio sicrhau panel â niferoedd hafal o ran rhywedd ond yn cydnabod na fydd hyn yn bosibl bob amser.

Efallai y bydd yn briodol i aelod panel arbenigol fod yn bresennol ar gyfer rolau arbenigol.